退職届の添え状は、郵送するときに必要なのでしょうか。
会社が退職届を受け取ってくれない場合や、出社せずに手続きを進めたい場合、退職届を郵送するケースがあります。
しかし、その際に悩みやすいのが、添え状の必要性や文章の書き方です。
結論から言うと、退職届を郵送するときに添え状は必須ではありません。
ただし、退職届の添え状があれば、送付目的や同封書類を人事担当者へ分かりやすく伝えられます。
そのため、特別な理由がなければ添えておくと丁寧です。
退職届の添え状は、送付目的を簡潔に伝えるための文書と考えると分かりやすいでしょう。
そこでこの記事では、元人事の視点から、退職届の添え状の例文や書き方を解説します。
さらに、宛名、用紙、封筒への入れ方、郵送方法まで紹介します。
退職届の添え状は、A4用紙1枚で十分です。
長い退職理由や会社への不満を書く必要はありません。
まず、「退職届を同封したこと」を記載します。
次に、郵送での提出となったお詫びを添えます。
最後に、確認をお願いする一文を簡潔に記載しましょう。
まだ退職届そのものを作成していない方は、先にこちらをご確認ください。
退職届の添え状テンプレート｜そのまま使える例文
まず、一般的な会社宛てに使いやすい完成形をご紹介します。
会社指定の書式がなければ、以下の内容をWordなどへコピーしてください。
そのうえで、会社名や氏名、日付を書き換えます。
退職届の添え状｜標準テンプレート
令和○年○月○日
株式会社○○
人事部 御中
〒000-0000
東京都○○区○○一丁目○番○号
○○部 山田 太郎
電話番号：000-0000-0000
退職届送付のご案内
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、一身上の都合により退職することとなりましたので、退職届を同封いたしました。
本来であれば直接お渡しすべきところ、郵送での提出となりますことをお詫び申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類 退職届 1通
以上
書類の内容を確認して受け取ってください、という意味です。
少し堅い表現ですが、退職届の添え状では自然に使えます。
退職届の添え状の記入例と配置
まず、日付を右上へ配置します。
次に、宛名を左側、差出人情報を右側へ置きます。
その後、件名、本文、同封書類の順に並べましょう。
この順番なら、一般的なビジネス文書として読みやすくなります。
退職届の添え状を上司宛てに送る場合
退職手続きの担当部署が分からない場合もあるでしょう。
その場合、直属の上司へ送ることがあります。
そこで、宛名を次のように変更します。
株式会社○○
営業部 部長
佐藤 一郎 様
部署宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」を使います。
したがって、「人事部 御中 佐藤様」のように重ねて使わないようにしましょう。
退職届の添え状を短くしたい場合の例文
体調面の事情などから、長い文章を用意することが難しい場合もあります。
その場合、次の簡潔な形式でも構いません。
短い添え状の例文
令和○年○月○日
株式会社○○
人事部 御中
○○部 山田 太郎
退職届送付のご案内
このたび、退職届を同封いたしました。
郵送での提出となりますことをお詫び申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
以上
なお、退職届の添え状へ詳しい病名を書く必要はありません。
また、家庭事情を細かく説明する必要もありません。
退職理由を詳しく説明する必要がある場合は、別途会社と連絡を取るほうが整理しやすいでしょう。
退職届の添え状は必要？郵送時の基本
退職届の添え状は、一般に法令上の必須書類ではありません。
そのため、添え状がないことだけを理由に、退職届の意思表示が直ちに無効になるものではありません。
一方で、会社には退職届以外の書類や貸与品が届くこともあります。
そこで、退職届の添え状を同封すると、担当者は送付目的を確認しやすくなります。
また、退職届の添え状があれば、担当者が同封書類の目的を把握しやすくなります。
| 状況 | 添え状の考え方 | 対応 |
|---|---|---|
| 会社から指定あり | 指定された方法を優先 | 会社の書式・宛先・提出期限に従う |
| 通常の郵送提出 | 必須ではないが、あると丁寧 | 標準テンプレートを同封する |
| 体調不良で出社困難 | 短い文面でもよい | 送付目的と同封書類を明記する |
| 受取拒否などの対立あり | 添え状より送付記録が重要 | 内容証明や専門家への相談も検討する |
添え状の有無だけで退職の評価を決めることはありません。
しかし、宛名や差出人、同封書類が整理されていると手続きは進めやすくなります。
そのため、凝った文章より、必要事項が一目で分かることを優先してください。
退職届の添え状に書く6つの項目
退職届の添え状には、次の6項目を入れます。
まず、難しい文章を考えるより、必要事項の抜け漏れを防ぎましょう。
-
送付日
郵便局へ差し出す日、または投函する日を記載します。 -
会社名・部署名・宛名
人事部、総務部、直属の上司など、会社から指定された送付先を書きます。 -
自分の住所・部署・氏名・連絡先
誰が送った書類なのか、担当者が確認できるようにします。 -
件名
「退職届送付のご案内」など、内容がすぐ分かる件名にします。 -
本文
退職届を同封したこと、郵送での提出になったこと、確認のお願いを書きます。 -
同封書類
「退職届 1通」と記載し、実際の同封物と一致させます。
退職届の添え状に退職理由を書く必要はない
退職届の添え状へ、上司への不満や詳しい退職事情を書く必要はありません。
なぜなら、添え状の目的は同封書類を案内することだからです。
また、感情的な内容を書くと、会社側が回答の必要な申し入れと受け取る可能性があります。
そのため、一般的な自己都合退職なら「一身上の都合により」程度に留めましょう。
会社都合退職の場合は注意する
一方、退職勧奨や解雇などが関係する場合は注意が必要です。
自分から「一身上の都合」と書いた退職届を提出すると、後の手続きに影響する場合があります。
会社から退職届を求められても、すぐに作成しないほうがよいケースがあります。
そこで、ハローワーク、労働局、弁護士などへ確認してください。
本記事のテンプレートは、本人の意思による一般的な自己都合退職を想定しています。
退職届の添え状は手書きとパソコンのどちらがいい？
退職届の添え状は、パソコンで作成して問題ありません。
むしろ、読みやすく、誤字を修正しやすいというメリットがあります。
一方、自宅にプリンターがない場合は手書きでも構いません。
ただし、消せるボールペンや鉛筆は避けましょう。
| 項目 | おすすめ | ポイント |
|---|---|---|
| 作成方法 | パソコン | 手書きでも可。読みやすさを優先する |
| 用紙 | A4・白色 | 一般的なコピー用紙1枚で十分 |
| 印刷 | 片面印刷 | 文字色は黒、装飾は控える |
| フォント | 明朝体またはゴシック体 | 10.5～12ポイント程度が読みやすい |
退職届の添え状と退職届を封筒へ入れる順番
退職届の添え状は、封筒を開けたときに最初に見える位置へ入れます。
つまり、退職届より上へ重ねる形です。
-
添え状を一番上にする
まず、担当者が送付目的を確認できるようにします。 -
退職届は中封筒へ入れる
次に、退職届そのものを白い中封筒へ入れます。 -
外封筒へまとめて入れる
その後、添え状と退職届入りの中封筒を外封筒へ入れます。 -
封をする前に確認する
最後に、退職届の添え状、退職届本体、必要な返却物がそろっているか確認します。
封筒の色、宛名、裏面、「退職届在中」の書き方はこちらで詳しく解説しています。
退職届の添え状を入れた封筒の郵送方法
会社との関係が良好なら、普通郵便で送る方法もあります。
ただし、普通郵便では原則として追跡情報が残りません。
そのため、郵送した記録を残したい場合は特定記録や簡易書留を検討します。
さらに、送った文書の内容そのものを証明したい場合は内容証明があります。
| 郵送方法 | 記録される内容 | 向いている状況 |
|---|---|---|
| 普通郵便 | 原則として追跡なし | 会社と提出方法を合意済み |
| 特定記録 | 引受けを記録し、追跡できる | 差し出した記録を残したい |
| 簡易書留 | 引受けと配達状況を記録する | 配達状況を確認したい |
| 内容証明 | 差し出した文書の内容を証明する | 受取拒否や退職意思の争いがある |
日本郵便では、内容証明を利用する場合は一般書留とする必要があります。
そのため、利用前に最新の条件や料金を確認してください。
退職届の作成から封筒、添え状、発送までの全体手順はこちらです。
会社が退職届を受け取らない場合
会社が退職届を受け取らない場合、退職届の添え状を丁寧にするだけでは解決できません。
まず、どのような方法で退職意思を伝えたか整理しましょう。
また、メールや郵送記録なども保存します。
なお、退職届の添え状を追加して送り直すだけでは、受取拒否の問題が解決しない場合があります。
一方、期間の定めがない雇用契約については、民法第627条に退職申入れ後のルールがあります。
ただし、有期契約などでは扱いが異なる場合があります。
個別の契約内容や争いの状況によって、確認すべき点があります。
また、退職届を郵送しただけで、すべての問題がなくなるわけではありません。
そこで、受取拒否や証拠が問題となっている場合は、次の記事も確認してください。
会社との直接連絡が難しい方へ
上司が威圧的で退職意思を伝えられない場合もあります。 また、添え状以前に、退職届を受け取ってもらえないケースもあるでしょう。 その場合は、運営主体や対応範囲を確認してから退職支援サービスを検討する方法があります。
退職代行の運営主体・料金・対応範囲を比較する※退職代行は、弁護士、労働組合、民間事業者で対応範囲が異なります。申し込み前に料金、追加費用、対応範囲、利用規約をご確認ください。
退職届の添え状を書く前のチェックリスト
最後に、退職届の添え状を作成するときの確認項目を整理します。
また、退職届の添え状を印刷した後は、日付と宛名をもう一度確認してください。
- 会社指定の提出方法や書式がないか確認した
- 退職届の日付と添え状の日付に不自然なずれがない
- 部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」にした
- 添え状に退職理由や会社への不満を書きすぎていない
- 同封書類の名称と実物が一致している
- 添え状を退職届の上へ重ねた
- 外封筒の宛名と差出人住所を書いた
- 必要に応じて郵送記録が残る方法を選んだ
- 発送前に退職届と添え状の控えを保存した
退職届の添え状でよくある質問
Q1．退職届の添え状は必須ですか？
必須ではありません。ただし、会社から指定がある場合はそのルールを優先してください。指定がない場合も、同封書類と送付目的を伝えるために添えると丁寧です。
Q2．退職届の添え状は手書きでなければいけませんか？
いいえ。パソコンで作成して問題ありません。一方、添え状を手書きで作成する場合は黒のボールペンを使い、読みやすく書きましょう。
Q3．退職届の添え状に退職理由を書きますか？
詳しい理由を書く必要はありません。一般的な自己都合退職であれば、「一身上の都合により退職することとなりました」程度で十分です。
Q4．宛名は社長、上司、人事部の誰にしますか？
まず、会社から指定された担当者を優先します。指定がなければ、人事部や総務部、直属の上司へ確認してください。
Q5．退職願を郵送するときも同じ添え状を使えますか？
基本構成は同じです。ただし、件名と本文を「退職願送付のご案内」「退職願を同封いたしました」に変更してください。
Q6．普通郵便で送っても問題ありませんか？
会社と提出方法を合意できていれば、普通郵便で送る方法もあります。ただし、記録が必要なら特定記録や書留なども検討しましょう。
Q7．退職届の添え状に電話番号は必要ですか？
必須ではありません。ただし、退職手続きで事務連絡が必要になることがあります。そのため、連絡可能な番号を書いておくと手続きが進みやすくなります。
まとめ｜退職届の添え状はA4用紙1枚で簡潔に
退職届の添え状は、会社指定がなければ必須ではありません。
しかし、送付目的と同封書類を明確にできるため、郵送時には添えておくと丁寧です。
まず、A4の白い用紙を用意しましょう。
次に、宛名、差出人、送付目的などを書きます。
さらに、退職届の上へ重ねて封筒へ入れます。
- A4の白い用紙1枚で作成する
- パソコン作成でも手書きでもよい
- 送付日、宛名、差出人、件名、本文を書く
- 詳しい退職理由や会社への不満は書かない
- 添え状を退職届の上へ重ねる
- 必要に応じて郵送記録を残す
まずは本記事の退職届の添え状テンプレートをコピーしてください。
そのうえで、会社名、部署名、氏名、日付を書き換えれば準備できます。
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※本記事は一般的な退職手続きと郵送方法を解説するものであり、個別の法律相談ではありません。雇用契約の種類、会社都合退職の可能性、未払い賃金、損害賠償、ハラスメントなどの争いがある場合は、労働局、ハローワーク、弁護士などの専門窓口へご相談ください。
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