上司にどこまで報告すればよいのか、迷うことはありませんか。報告しすぎると迷惑ではないか、逆に報告が足りないと怒られないか、不安になりますよね。
報連相の範囲に迷ったら、「上司が知らないと困ること」を基準に考えるのがおすすめです。具体的には、予定の変更や問題の兆し、判断が必要なことは早めに伝えます。そこで、報告の範囲とタイミングの目安を紹介します。
報連相とは
報連相は、報告・連絡・相談の3つをまとめた言葉です。
| 種類 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 報告 | 仕事の進み具合や結果を伝える | 資料ができました |
| 連絡 | 事実や予定を関係者に共有する | 明日の会議が10時に変わりました |
| 相談 | 判断に迷うことについて意見を求める | 進め方を確認させてください |
このように、目的によって伝え方が少し変わります。
報連相はどこまでする？判断の基準
上司が知らないと困ることは伝える
まず、上司が知らないと困ることは、必ず伝えましょう。例えば、次のようなことです。
- 締め切りに間に合わないかもしれない
- お客様から苦情や問い合わせがあった
- 予定していたやり方を変えたい
- ほかの部署から依頼があった
特に、問題が起きそうなときは、小さなことでも早めに伝えることが大切です。
自分の判断で進めてよいこと
一方で、毎回報告しなくてよいこともあります。例えば、いつもの手順どおりに進んでいる作業は、終わったときにまとめて報告すれば十分です。
つまり、「予定どおり」なら簡潔に、「予定と違う」なら早めに、が目安です。
報告のタイミングの目安
| 場面 | タイミング |
|---|---|
| 予定どおり進んでいる | 区切りや完了のとき |
| 遅れそう・問題がありそう | 気づいた時点ですぐ |
| 判断に迷う | 進める前に |
| 頼まれた仕事が終わった | 終わったらすぐ |
問題に気づいたのに、自分で解決してから報告しようと抱え込むのは避けましょう。その結果、問題が大きくなってしまうこともあります。
報告するときの伝え方
結論から伝える
報告は、結論を先に伝えると分かりやすくなります。
伝え方の例
「〇〇の資料について報告です。予定より1日遅れそうです。」
「理由は、データの確認に時間がかかっているためです。」
「明日の午後には提出できる見込みです。」
相手の状況に合わせる
上司が忙しそうなときは、急ぎかどうかを最初に伝えましょう。例えば「急ぎではないのですが」と添えると、相手も聞くタイミングを選べます。
上司のタイプに合わせて調整する
報告の頻度は、上司によって好みが違います。こまめな報告を好む上司もいれば、要点だけでよいという上司もいます。
そこで、迷ったら「どのくらいの頻度で報告すればよいですか」と一度聞いてみましょう。指示があいまいで迷うときの対処法は、上司の指示があいまいなときの対処法で紹介しています。
ミスを報告するのが怖いとき
報連相の中でも、ミスの報告は特に勇気がいるものです。しかし、ミスこそ早めの報告が大切です。なお、仕事の悩みは厚生労働省の「こころの耳」でも相談できます。
伝え方のコツは、仕事のミスを報告するのが怖いときの伝え方で解説しています。
報連相でよくある質問
報告しすぎて迷惑になりませんか
内容を短くまとめれば、迷惑になることはほとんどありません。むしろ、報告が少ないほうが心配されることが多いです。
チャットとメール、どちらで報告すべき？
急ぎの内容や簡単な報告はチャット、記録に残したい内容はメールが向いています。ただし、職場のルールがあれば、それに合わせましょう。
報連相が苦手な人がやりがちなこと
報連相が苦手な人には、いくつかの共通点があります。例えば、次のような行動です。
- 報告の内容を完璧にまとめてから伝えようとする
- 上司の機嫌をうかがって、タイミングを逃す
- 相談すると能力が低いと思われると考える
特に、完璧にまとめようとすると、報告が遅れがちです。そのため、途中経過でも構わないと考えましょう。
また、相談は能力の低さではなく、仕事を正しく進めるための行動です。むしろ、早めに相談できる人のほうが、上司から信頼されやすくなります。
報告の量を減らす工夫
一方で、報告の回数が多すぎると感じている人もいるでしょう。その場合は、報告をまとめる工夫をしてみましょう。
例えば、一日の終わりに、その日の進み具合を短くまとめて送る方法があります。さらに、急ぎでない相談は、上司との定例の打ち合わせでまとめて話すのも一つの方法です。
このように、報連相は量よりもタイミングが大切です。特に、入社して間もない時期は、少し多めに報告するくらいでちょうどよいでしょう。
上司との信頼関係は、日々の小さな報告の積み重ねで作られていきます。
まとめ｜報連相はどこまでかを上司の立場で考える
- 上司が知らないと困ることは、必ず伝える
- 予定どおりなら簡潔に、予定と違うなら早めに
- 報告は結論から伝える
- 頻度に迷ったら、上司に一度確認する
報連相が上手な人ほど、周りから信頼されやすくなります。伝え方の基本を学ぶと、報告の不安も減らせます。
報告や相談を分かりやすく伝えられるようになりたい方へ
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