仕事が重なって、どれから手をつければよいか分からなくなることはありませんか。特に、新しい職場では何が急ぎなのか判断しにくいものです。
仕事の優先順位のつけ方は、「期限」と「影響の大きさ」の2つで判断するのが基本です。そのため、まずは抱えている仕事を書き出し、それぞれの期限と影響を確認しましょう。そこで、優先順位を整理する手順と、迷ったときの考え方を紹介します。
仕事の優先順位のつけ方の基本
優先順位は、次の2つの軸で考えると整理しやすくなります。
| 分類 | 期限 | 影響の大きさ | 対応 |
|---|---|---|---|
| A | 近い | 大きい | すぐに取りかかる |
| B | 遠い | 大きい | 計画を立てて進める |
| C | 近い | 小さい | 短時間で済ませるか、相談する |
| D | 遠い | 小さい | 空いた時間に進める |
特に、Bの仕事は後回しにしがちです。期限が遠い大切な仕事を放置すると、直前に慌てることになります。
優先順位を整理する手順
1. 仕事をすべて書き出す
まず、抱えている仕事を一覧にします。頭の中だけで考えると、抜け漏れが起きやすいからです。
2. 期限を確認する
次に、それぞれの期限を書き添えます。期限が分からない仕事は、依頼した人に確認しましょう。
3. 影響の大きさを考える
さらに、その仕事が遅れたときに、誰にどんな影響があるかを考えます。例えば、取引先に関わる仕事は、影響が大きいことが多いでしょう。
4. 所要時間を見積もる
最後に、それぞれの仕事にかかる時間を見積もります。そうすれば、1日の中でどの順番で進めるかを決めやすくなります。
迷ったときの考え方
依頼した人に確認する
優先順位に迷ったら、依頼した人に確認するのが確実です。
確認の例
「〇〇と△△を同時にいただいているのですが、どちらを先に進めればよいでしょうか。」
「〇〇は、何日までに必要でしょうか。」
このように聞けば、相手も優先順位を伝えやすくなります。
複数の人から頼まれた場合
一方で、別々の人から仕事を頼まれた場合は、上司に判断してもらう方法もあります。特に、新しい職場では、誰の仕事が優先かを自分で判断しにくいものです。
引き継ぎが十分でなく、そもそも期限が分からない場合は、入社後に引き継ぎがないときの対処法も参考にしてください。
優先順位を守るための工夫
- 朝のうちに、その日にやる仕事を3つ決める
- 集中する時間を、予定表に入れておく
- 急な依頼は、今の仕事との順番を確認してから受ける
特に、急な依頼をすぐに引き受けると、元の予定が崩れやすくなります。そのため、「今〇〇を進めているのですが、どちらを先にしますか」と確認しましょう。
進み具合を共有する
優先順位を決めたら、上司に進み具合を共有しておくと安心です。なぜなら、上司が全体を見て、順番を調整してくれることがあるからです。
報告の頻度の目安は、仕事の報告はどのくらいすべきかで解説しています。
優先順位でよくある質問
すべての仕事が急ぎに見える
すべてが急ぎに見えるときは、期限を具体的な日付で確認しましょう。実際には、急ぎでない仕事が含まれていることが多いです。
優先順位をつけても仕事が終わらない
仕事の量そのものが多すぎる可能性があります。その場合は、上司に仕事の量を相談しましょう。なお、仕事の負担で心身がつらいときは、厚生労働省の「こころの耳」の相談窓口も使えます。
1日の仕事の進め方の例
優先順位を決めたら、1日の中での進め方も考えておきましょう。例えば、次のような流れです。
- 朝に、その日にやる仕事を3つ決める
- 午前中に、集中が必要な仕事を進める
- 午後に、確認や連絡などの短い仕事をまとめて片づける
- 終業前に、翌日の予定を確認する
特に、集中が必要な仕事は、頭が働きやすい時間に進めると効率的です。一方で、メールの返信などは、まとめて処理すると時間を節約できます。
優先順位がうまくいかないときの見直し方
優先順位を決めても、予定どおりに進まないこともあるでしょう。その場合は、1週間ほど仕事の記録をつけてみましょう。
そうすれば、どの仕事に思った以上の時間がかかっているかが分かります。さらに、所要時間の見積もりが正確になり、次の計画が立てやすくなります。
つまり、優先順位は一度決めて終わりではなく、少しずつ見直していくものです。
優先順位をつける力は、経験を重ねるほど身についていきます。最初は迷うことが多くても、確認と見直しを繰り返せば、判断の速さが上がっていきます。新しい職場では、職場ごとの「急ぎ」の基準を知ることも大切です。上司や先輩がどの仕事を先に進めているかを観察してみましょう。周りのやり方から学ぶことで、自分の判断の精度も高まります。
今日から、仕事を書き出すことを習慣にしてみましょう。続けるうちに、自然と迷う時間が減っていきます。
まとめ｜仕事の優先順位は期限と影響で決める
- 優先順位は、期限と影響の大きさの2つで判断する
- 仕事を書き出し、期限・影響・所要時間を確認する
- 迷ったら、依頼した人や上司に確認する
- 急な依頼は、今の仕事との順番を確認してから受ける
