履歴書・職務経歴書をメールで送るときの件名と本文｜短い例文

履歴書・職務経歴書を送るメールの件名

採用担当者は、毎日多くのメールを確認します。 そのため、件名だけで用件が分かる形にしましょう。

また、氏名も件名に入れておくと確認しやすくなります。 応募職種が分かる場合は、それも加えて構いません。

たとえば、求人番号が指定されている場合もあります。 その場合は、求人番号も件名に加えると分かりやすくなります。

返信で送る場合は件名を変えない

応募先から届いたメールへ返信する場合もあります。 その場合は、原則として元の件名を残しましょう。

また、「Re:」を削除する必要もありません。 やり取りの履歴が分かりやすくなるためです。

履歴書・職務経歴書を送るメール本文の書き方

本文は、長く書く必要はありません。 まず、宛名と自分の名前を書きます。

次に、応募書類を添付したことを伝えます。 最後に、確認をお願いする一文と署名を入れましょう。

つまり、基本の順番は次のとおりです。

• 宛名
• 挨拶と氏名
• 応募書類を送ったこと
• 確認のお願い
• 署名

なお、担当者名が分からない場合もあります。 そのときは「採用ご担当者様」で構いません。

また、署名には連絡先を入れておきましょう。 電話番号とメールアドレスがあれば十分です。

履歴書・職務経歴書の添付ファイルで確認すること

指定がなければPDFで送る

まず、応募先からファイル形式の指定がないか確認します。 指定がある場合は、その形式を優先してください。

一方で、指定がなければPDFが使いやすいでしょう。 Wordなどでは、環境によって表示が変わる場合があります。

そのため、PDFへ変換した後も一度開いてください。 文字切れやページずれがないか確認します。

ファイル名で書類の中身を分かるようにする

次に、ファイル名も確認しましょう。 「履歴書.pdf」だけでは、誰の書類か分かりにくくなります。

そこで、氏名を加えると管理しやすくなります。 たとえば、次のような形です。

また、履歴書全体の作り方を確認したい場合は、 履歴書の書き方の基本 も参考にしてください。

パスワードは応募先の指示に合わせる

パスワードの扱いも、応募先の指示を優先します。 指定がある場合は、その方法に従いましょう。

ただし、指示がないのに無理に設定する必要はありません。 応募先が開けなくなる方が問題です。

応募書類メールを送る前のチェックリスト

書類が完成しても、すぐには送信しない方が安全です。 まず、次の項目を確認しましょう。

• 宛先のメールアドレスが正しいか
• 担当者名に誤りがないか
• 添付ファイルを付けたか
• 履歴書・職務経歴書が最新版か
• ファイルを実際に開けるか
• 本文に誤字がないか

特に、添付忘れは起こりやすいミスです。 そのため、送信ボタンを押す直前にも確認してください。

また、職務経歴書の長さで迷う場合もあります。 その場合は、 職務経歴書は何枚が目安かを解説した記事 も参考になります。

メールを送る時間帯は気にするべき？

メールは、必ず業務時間内でなければならないわけではありません。 ただし、急ぎでなければ平日の日中が分かりやすいでしょう。

たとえば、深夜に書類が完成する場合もあります。 そのときは、翌朝に予約送信する方法もあります。

しかし、応募期限が迫っている場合は別です。 時間帯よりも、期限内に送ることを優先してください。

履歴書や職務経歴書を送った後に誤りへ気づいたら

添付忘れや古いファイルの送信は、誰にでも起こり得ます。 まず、気づいた時点で正しい書類を準備しましょう。

次に、短いお詫びを添えて再送します。 件名へ「再送」と入れると分かりやすくなります。

また、何度も送り直すのは避けたいところです。 そこで、再送前に添付ファイルをもう一度確認します。

履歴書そのものの記入方法や、学歴・職歴・志望動機・本人希望欄まで確認したい方は、 転職・第二新卒向けの履歴書の書き方 も参考にしてください。

履歴書・職務経歴書のメールでよくある質問

添付ファイルは1つにまとめるべき？

応募先から指定がある場合は、その指示に従います。 一方で、指定がなければ別ファイルでも問題ありません。

たとえば、履歴書と職務経歴書を分けて送れます。 担当者も必要な書類だけ確認しやすくなります。

送信先が複数の担当者の場合は？

まず、応募先から宛先が指定されていないか確認します。 指定されている場合は、その案内を優先してください。

また、複数の担当者が指定されている場合もあります。 必要に応じてCCを使い分けましょう。

ただし、自己判断で関係者を増やす必要はありません。 基本は、案内された担当者へ送れば十分です。

書類を送った後に電話する必要はある？

通常は、送信後に電話で確認する必要はありません。 まずは、応募先からの連絡を待ちましょう。

ただし、指定された期限を過ぎても反応がない場合があります。 その場合は、メールで届いているか確認できます。

スマートフォンから送ってもいい？

スマートフォンから送ること自体は問題ありません。 ただし、送信前の確認はパソコン以上に重要です。

特に、添付したファイル名を確認しましょう。 また、正しいファイルが付いているかも開いて確認します。

受付完了の返信が来たときはどうする？

書類送付後、受付完了のメールが来る場合があります。 その場合、必ず長い返信を書く必要はありません。

また、返信不要と書かれていれば返信しなくて構いません。 応募先の案内を優先しましょう。

一方で、返信する場合は短いお礼で十分です。 「ご確認いただきありがとうございます」などで問題ありません。

さらに、面接日程などの質問が書かれている場合があります。 そのときは、お礼とあわせて回答しましょう。

なお、書類を送った日付は手元に残しておくと便利です。 応募企業が増えたときも管理しやすくなります。

応募書類を送るメールで避けたいこと

メール本文が短くても、基本情報は必要です。 そこで、次のような送り方は避けましょう。

• 会社名を誤って書く
• 本文が「よろしくお願いします」だけ
• 氏名や連絡先を書かない
• 添付ファイル名が分かりにくい
• 容量が必要以上に大きい

まず、会社名は応募先の表記に合わせます。 「株式会社」なども正式名称で書きましょう。

また、添付ファイルの容量も確認します。 写真入りの履歴書は容量が大きくなる場合があります。

そのため、PDF化した後もファイルサイズを確認しましょう。 ただし、画質を落としすぎて文字を読みにくくしないでください。

最後に、本文を一度読み返します。 すると、会社名や氏名の間違いにも気づきやすくなります。

まとめ｜メールの件名で用件と氏名を伝える

• 件名には応募書類と氏名を入れる
• 本文は宛名から署名まで簡潔に書く
• 指定がなければPDFを検討する
• ファイル名で中身と氏名を分かるようにする
• 送信前に宛先と添付を再確認する

つまり、応募書類のメールは長さより分かりやすさが大切です。 件名だけでも、誰から何が届いたか分かる形にしましょう。

また、本文では必要な情報だけを簡潔に伝えます。 自己PRを長く書く必要はありません。

そして、最後に添付ファイルを確認してください。 件名・本文・添付の3点を整えれば、十分丁寧なメールになります。