新しい職場で教わったことを、あとで思い出せずに困った経験はありませんか。同じことを何度も聞くのは気が引けるものですよね。
新人の仕事のメモは、あとで見返せる形で書くことが大切です。具体的には、手順・理由・注意点の3つを分けて書くと、迷わず作業できるようになります。そこで、メモの取り方と、使いやすい道具を紹介します。
新人の仕事のメモが大切な理由
仕事を覚える最初の時期は、覚えることが一気に増えます。そのため、メモを取らないと、多くの情報を忘れてしまいます。
また、メモを取る姿は、教える側にも安心感を与えます。つまり、真剣に覚えようとしている姿勢が伝わるのです。
あとで見返せるメモの3つのポイント
1. 手順は番号をつけて書く
作業の手順は、番号をつけて順番に書きましょう。例えば「1. システムにログインする」「2. 〇〇の画面を開く」のように書きます。
2. 理由も一緒に書く
手順だけでなく、なぜそうするのかも書いておきます。理由が分かると、少し違う場面でも応用できるようになります。
3. 注意点は目立たせる
間違えやすい点や、絶対にしてはいけないことは、色を変えたり印をつけたりしましょう。注意点が手順にまぎれて見落とされると、同じミスを繰り返してしまいます。
メモの書き方の例
メモの例
【経費精算の手順】
1. 領収書を日付順に並べる
2. 精算システムに入力する（月末締め）
3. 上司に承認を依頼する
※領収書の原本は経理に提出する（コピー不可）
このように、手順と注意点を分けて書くと、見返したときに迷いません。
メモを取るときの道具
| 道具 | 向いている場面 |
|---|---|
| 手帳・ノート | 会議や口頭での説明を受けるとき |
| パソコンのメモ | 手順をあとで整理したいとき |
| スマートフォン | 移動中や現場で確認したいとき |
特に、社内のルールでスマートフォンの使用が制限されている場合もあります。そのため、最初は手帳とパソコンを使い分けるのが無難です。
メモを整理するタイミング
その日のうちに、手書きのメモをパソコンなどに整理しておくと便利です。なぜなら、記憶が新しいうちなら、書ききれなかった部分も補えるからです。
さらに、整理したメモを自分用のマニュアルとしてまとめておきましょう。新しい人が入ったときに、そのまま役立つこともあります。
メモを取っても分からないときは
メモを見返しても分からないことは、遠慮せずに聞き直しましょう。例えば「メモを取ったのですが、この部分をもう一度教えていただけますか」と伝えると、相手も答えやすくなります。
聞きにくい職場での質問の仕方は、職場で質問しにくいときの対処法で紹介しています。また、仕事のペースが遅いと感じる場合は、転職後に仕事が遅いと感じるときの考え方も参考にしてください。
仕事のメモでよくある質問
説明が速くてメモが追いつきません
すべてを書こうとせず、キーワードだけ書いておきましょう。そのうえで、あとからまとめて確認すれば十分です。
メモを取ると話を聞き逃してしまう
大事な説明のときは、先に話を聞いてから要点をメモする方法もあります。
覚えることが多くて不安です
最初は誰でも覚えることが多く、不安を感じるものです。なお、仕事の不安が続くときは、厚生労働省の「こころの耳」の相談窓口も使えます。
メモを見返す習慣をつける
メモは、取るだけでなく見返すことで役に立ちます。そこで、作業を始める前に、関係するメモを一度読み返す習慣をつけましょう。
例えば、月に一度しかない作業は、手順を忘れやすいものです。そのため、作業の前にメモを確認するだけで、ミスを大きく減らせます。
また、見返したときに分かりにくい部分があれば、その場で書き足しておきましょう。つまり、メモは使いながら育てていくものだと考えると便利です。
メモを共有するときの注意
自分のメモを、ほかの新人と共有する場面もあるでしょう。その場合は、内容が正しいかを先輩に一度確認してもらうと安心です。
特に、手順が変わっている場合もあるため、古いメモをそのまま渡すのは避けましょう。さらに、社外秘の情報を含むメモは、扱いに注意が必要です。
メモを上手に使えるようになると、仕事を覚える速さが変わります。最初は時間がかかっても、続けるうちに自分なりの書き方が見つかるはずです。
メモのノートは、仕事ごとにページを分けておくと探しやすくなります。表紙に目次を書いておけば、必要な手順をすぐに開けます。日付を書いておくと、いつ教わったことかも分かって便利です。
メモを取る習慣は、新人の時期だけでなく、長く働くうえでも役立ちます。異動や担当の変更があったときにも、同じ方法で新しい仕事を早く覚えられます。今日から一つずつ試してみましょう。
まとめ｜新人の仕事のメモはあとで見返せる形で取る
- メモは、手順・理由・注意点を分けて書く
- 手順には番号をつけ、注意点は目立たせる
- その日のうちに整理し、自分用のマニュアルにする
- 分からない点は、メモを見せながら聞き直す
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