退職を伝えようと決めたのに、上司がいないとタイミングを失ってしまいますよね。特に、出張や休み、在宅勤務が続くと、切り出す機会がなかなか来ません。
退職を伝える上司がいないときは、まず面談の時間を予約することから始めましょう。直接話せない状態が長く続くなら、さらに上の上司や人事に相談する方法もあります。
退職は直属の上司に伝えるのが基本
退職の意思は、直属の上司に最初に伝えるのが一般的です。逆に、同僚や他部署の人に先に話すと、上司が人づてに知ることになります。
そのため、上司が不在でも、同僚に先に退職を話すのは避けましょう。噂が広がり、話がこじれる原因になります。
上司がいないときの状況別の対処法
出張や休暇で数日いない場合
数日で戻るなら、戻った日に話せるよう予定を押さえましょう。具体的には、チャットやメールで、面談の時間をお願いしておきます。
面談をお願いする文面の例
「ご相談したいことがあり、15分ほどお時間をいただけますか。」
「〇日の午後か〇日の午前でご都合はいかがでしょうか。」
なお、この時点で、退職の話だと書く必要はありません。「今後のことでご相談」と書く程度で十分です。
在宅勤務で顔を合わせない場合
在宅勤務が中心なら、オンライン面談で伝えて問題ありません。ただし、チャットだけで退職を伝えるのは避け、顔を見て話せる場を作りましょう。
長期の休職や入院で不在の場合
上司が長く不在なら、その上の上司か人事に相談します。代わりに部下の管理をしている人がいれば、その人に伝える方法もあります。
上司がなかなか時間を取ってくれない場合
忙しいことを理由に、面談が何度も延期されることもあります。その場合は、退職の相談であることを伝えて時間をお願いしましょう。
それでも話が進まないときは、退職願や退職届を用意しておくと話が早くなります。なお、書き方は、退職届の書き方と出すタイミングで解説しています。
また、伝えた日付を記録しておくことも大切です。退職日を決めるときの根拠になります。
転職先の入社日が迫っている場合
上司の不在で退職の話が遅れると、入社日に間に合わなくなるおそれがあります。そのため、早めに人事へ相談し、手続きを進めましょう。
入社日から逆算して退職日を決める方法は、円満退職のための退職交渉の進め方にまとめています。
転職先には、退職の話が遅れていることを早めに伝えておくと安心です。その結果、入社日を調整してもらえることもあります。
上司に伝えるときに準備しておくこと
面談の機会が来たときに慌てないよう、話す内容を整理しておきましょう。
- 退職したいという結論
- 希望する退職日
- これまでのお礼
なお、退職理由は、詳しく話す必要はありません。引き止められたときの答え方も、事前に考えておくと落ち着いて話せます。
上司がいないときにしてはいけないこと
メールやチャットだけで退職を伝える
上司が不在でも、メールやチャットだけで退職を伝えるのは避けましょう。大切な話を文字だけで済ませると、誠意が伝わりにくくなります。
一方で、面談の時間をお願いする連絡に使うのは問題ありません。
退職届を上司の机に置いて帰る
退職届を黙って置いていくと、上司が驚くだけでなく、話し合いの機会もなくなります。さらに手続きが進まなくなる原因にもなるため注意しましょう。
上司を飛ばして人事に直接伝える
上司と話す機会があるのに、先に人事へ伝えると関係がこじれやすくなります。つまり、人事に相談するのは、上司と長く話せない場合に限りましょう。
上司がいないときのよくある質問
上司と仲が悪く、話しかけにくい場合は？
話しにくい相手でも、最初は上司に伝えるのが基本です。そこで、短い時間で済むよう、話す内容をメモにまとめておきましょう。
上司が退職を受け取ってくれない場合は？
退職の意思を伝えても受け取ってもらえないときは、人事に相談します。退職届を提出した日付を記録しておくと安心です。
上司が同じ日に異動する予定がある場合は？
上司の異動が決まっているなら、異動前に伝えるのが無難です。後任の上司が決まっていれば、その人にも共有しておきましょう。
面談の予定が取れたら確認しておくこと
面談の日時が決まったら、話す場所も確認しておきましょう。周りに人がいる席で話すのは避け、会議室など落ち着いて話せる場所を選びます。
一方、オンラインで話す場合は、自宅の静かな場所から参加しましょう。
時間は15〜30分ほどを目安にお願いすると、上司も予定を組みやすくなります。最初の面談で、退職日や引き継ぎの予定までざっくり共有できると話がスムーズです。
上司の不在が続くと、焦りから行動を急ぎたくなるものです。しかし、退職は一度伝えると後戻りしにくい話です。そのため、伝える順番と場所を整えてから話すことで、その後の手続きもスムーズに進みます。転職先との約束を守るためにも、早めに段取りを考えておきましょう。
まとめ｜上司がいないときは面談の予約から始める
- 退職は直属の上司に最初に伝えるのが基本
- 不在なら戻る日に面談の時間を押さえる
- 長く不在なら、上の上司や人事に相談する
- 同僚に先に話すのは避ける
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