入社書類にマイナンバーの欄があり、提出してよいのか迷っていませんか。メールで送ってよいのか、出さないとどうなるのか不安な人も多いでしょう。
入社時にマイナンバーを提出するのは、会社が税金や社会保険の手続きで使うためです。そのため、多くの会社で入社時に提出を求められます。そこで、提出の理由と方法、気をつけたい点を紹介します。
入社時にマイナンバーを提出する理由
会社は、従業員の給与から税金や社会保険料を差し引き、国や自治体に届け出ています。これらの書類には、マイナンバーを書くことが決められています。
具体的には、次のような手続きで使われます。
- 源泉徴収票の作成
- 雇用保険の加入の届け出
- 健康保険・厚生年金の加入の届け出
つまり、マイナンバーは会社の手続きに必要な情報です。国税の書類に番号を記載する仕組みは、国税庁の番号制度概要に関するFAQで確認できます。
一方で、会社がマイナンバーを使えるのは、法律で決められた手続きだけです。例えば、社員の管理番号として使うことは認められていません。
マイナンバーの提出に必要なもの
提出するときは、番号の確認と、本人の確認が行われます。
| 持っているもの | 提出するもの |
|---|---|
| マイナンバーカード | カードの表と裏（1枚で番号と本人の確認ができる） |
| 通知カード（記載事項が正しい場合） | 通知カードと、運転免許証などの本人確認書類 |
| どちらもない | マイナンバー記載の住民票の写しと、本人確認書類 |
このように、持っている書類によって出すものが変わります。どの書類が必要かは、会社の案内を確認しましょう。
提出の方法と注意点
会社が指定した方法で出す
提出の方法は、会社によって違います。例えば、専用のシステムに入力する会社もあれば、書類を手渡しする会社もあります。
メールで送るときは慎重に
カードの写真を普通のメールに添付して送るのは、情報が漏れるおそれがあります。そのため、会社から指定がない場合は、送り方を人事に確認しましょう。
扶養家族の番号も必要になることがある
扶養する家族がいる場合は、家族のマイナンバーも求められることがあります。社会保険の扶養の手続きは、転職したら社会保険はいつからかで解説しています。
提出を求められたときの確認ポイント
会社には、マイナンバーを集めるときに、使う目的を本人に示すことが求められています。そこで、次の点を確認しておくと安心です。
- 何の手続きに使うか説明されているか
- 提出の方法が安全か
- 提出先が人事など決まった担当者か
特に、選考の段階で面接官などから番号を聞かれた場合は注意が必要です。採用の選考でマイナンバーを使うことはないからです。
マイナンバーを出さないとどうなる？
提出を断ること自体に、法律上の罰則はありません。とはいえ、会社は手続きのために番号が必要です。
そのため、提出しないと、会社が手続きの経緯を記録するなどの手間が増えます。特に理由がなければ、会社の案内に沿って提出しましょう。
入社前のほかの書類とあわせて準備する
マイナンバーのほかにも、入社前には多くの書類を求められます。例えば、誓約書や身元保証書などです。誓約書の確認ポイントは、入社時の誓約書の考え方で紹介しています。
入社前の準備を時期ごとに整理したい場合は、転職の入社前にやっておくことも参考にしてください。
マイナンバーの提出でよくある質問
前の会社に出した番号は引き継がれる？
引き継がれません。転職先には、改めて提出する必要があります。
マイナンバーカードを持っていない
カードがなくても、マイナンバー記載の住民票の写しで提出できます。その場合は、運転免許証などで別に本人確認が必要になることもあります。ただし、取り寄せに時間がかかることもあるため、早めに準備しましょう。
アルバイトでも提出する？
アルバイトでも、給与を受け取る場合は提出を求められます。
提出したあとに確認したいこと
マイナンバーを提出したあとも、いくつか確認しておくと安心です。例えば、次の点です。
- 提出したことを、人事に確認してもらう
- 原本を返してもらう場合は、受け取ったかを確かめる
- 提出した日時と方法、受付の確認をメモしておく
特に、書類を郵送した場合は、届いたかどうかを人事に確認しておきましょう。そのため、送付の日付をメモしておくと便利です。なお、番号やカードのコピーを、自分で必要以上に保存しておく必要はありません。
また、入社後に住所や氏名が変わった場合は、会社に届け出る必要があります。とはいえ、マイナンバーそのものは原則として変わりません。
なお、会社には、集めたマイナンバーを安全に管理することが求められています。つまり、提出した番号が勝手に使われることは、通常ありません。
このように、提出の前後を確認しておけば、入社の手続きを安心して進められます。
分からない点があれば、遠慮せずに人事の担当者に聞いてみましょう。早めに確認しておくと安心です。
まとめ｜入社時のマイナンバー提出は理由と方法を確認する
- マイナンバーは、税金や社会保険の手続きで使われる
- 提出するものは、持っている書類によって変わる
- メールで送る場合は、方法を人事に確認する
- 選考の段階で番号を聞かれた場合は注意する
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