有給休暇の理由は言わなくていい？申請時の書き方と伝え方

有給休暇を申請するとき、理由を言わなくていいのか迷ったことはありませんか。申請書に理由欄があると、「私用」と書いてよいのか気になる人も多いでしょう。

有給の理由は、一般的に言わなくていいとされています。なぜなら、有給休暇をどう使うかは働く人の自由と考えられているからです。ただし、理由欄の書き方や、繁忙期の伝え方には工夫が必要です。そこで、申請時の書き方と、理由を聞かれたときの伝え方を紹介します。

有給の理由は言わなくていい？

有給休暇は、一定の条件を満たした人に法律で与えられる休みです。根拠は労働基準法第39条で、条文はe-Gov法令検索の労働基準法で確認できます。

一般的に、有給休暇をどう過ごすかは、働く人が自由に決めてよいとされています。つまり、理由を伝えないことだけを理由に、申請を断るのは通常考えにくいでしょう。

一方で、会社には、事業の運営に支障がある場合に、休む日を変えてもらう権利があります。この「時季変更権」は、理由ではなく日程に関するものです。

申請書に理由欄がある場合の書き方

「私用のため」で十分

理由欄がある場合は、「私用のため」と書けば十分です。具体的な予定を書く必要はありません。

書き方の例

場面	書き方の例
一般的な休み	私用のため
家族の用事	家庭の事情のため
通院	通院のため（書きたい場合のみ）
連休にしたい	私用のため

このように、短く書くのが基本です。特に、通院などは、書くかどうかを自分で決めて構いません。

理由を聞かれたときの伝え方

上司から口頭で理由を聞かれることもあるでしょう。その場合は、やわらかく答えるのがおすすめです。

理由を詳しく話すより、仕事への影響をどう減らすかを伝えるほうが、相手も安心します。

理由より大切な申請のマナー

• できるだけ早めに申請する
• 繁忙期や締め日を避ける
• 休む前に、仕事の進み具合を共有する
• 急ぎの連絡先を伝えておく（必要な場合のみ）

直前の申請が続くと、理由とは関係なく職場の印象が悪くなることがあります。そのため、予定が決まったら早めに伝えましょう。

就業規則も確認しておく

申請の手続きは、会社の就業規則で決められています。例えば、何日前までに申請するか、誰に申請するかなどです。

また、会社によっては、計画的付与として有給の日を決めていることもあります。取得のしやすさの見方は、有給取得率の見方で解説しています。

有給の申請を断られたら

理由を言わなかったことで、申請を断られることもあるかもしれません。その場合は、断られた理由と日時を記録しておきましょう。

とはいえ、日程の変更を求められた場合は、時季変更権の可能性もあります。退職前の有給消化を断られた場合の対処は、有給消化を拒否されたときの対処法にまとめています。

有給の理由でよくある質問

嘘の理由を書いてもいい？

嘘を書くより、「私用のため」と書くほうが安全です。後で話が合わなくなるおそれがあるからです。

病気で休むときも有給にできる？

多くの会社では、病気の日に有給を使うことを認めています。ただし、事後の申請ができるかは会社の規則によります。

入社してすぐでも有給は使える？

有給は、一般的に入社から6か月後に付与されます。転職後の有給の扱いは、転職したら有給はいつからかを参考にしてください。

職場で有給を取りやすくする工夫

有給の理由を言わなくても、職場の理解を得やすくする工夫はあります。例えば、次のような方法です。

• 休む予定を、チームの予定表に早めに入れる
• 前日のうちに、仕事の進み具合を短く共有する
• 休み明けに、不在中の連絡を確認する

特に、予定表に早めに入れておくと、周りも仕事の段取りを組みやすくなります。そのため、理由を聞かれることも少なくなるでしょう。

また、連休にしたい場合は、繁忙期を避けて相談するのがおすすめです。とはいえ、遠慮しすぎて有給を使わずにいると、休みが消えてしまうこともあります。

なお、有給には有効期限があり、一般的には付与から2年とされています。つまり、計画的に使うことが大切です。

このように、早めの共有と計画的な取得を心がければ、理由を詳しく話さなくても有給を使いやすくなります。

有給は、心と体を休めて、次の仕事に備えるための大切な制度です。理由を気にしすぎず、必要なときにはきちんと使いましょう。そのうえで、職場への配慮を忘れなければ、周りとの関係も保てます。なお、申請の方法が分からないときは、先輩や人事に聞いてみましょう。早めに確認しておくと安心です。

まとめ｜有給の理由は言わなくていいが伝え方は工夫する

• 有給の理由は、一般的に言わなくていいとされる
• 理由欄には「私用のため」と書けば十分
• 理由より、早めの申請と仕事の共有が大切
• 申請の手続きは、就業規則で確認する