社内のSlackやTeamsなどのチャットで、どのくらいの速さで返信すればよいか迷ったことはありませんか。言葉づかいやスタンプの使い方も、職場によって違うので悩みますよね。
社内チャットの返信は、すぐに答えられないときでも「確認します」と一言返すのが基本です。そのうえで、職場の雰囲気に合わせた言葉づかいを選ぶと、やり取りがスムーズになります。そこで、新人が迷いやすい返信の速さ・書き方・スタンプのマナーを紹介します。
社内チャットの返信はどのくらいの速さが目安？
チャットはメールより気軽な分、早い返信が求められることが多いです。とはいえ、作業中にすぐ返せないこともあるでしょう。
| 内容 | 返信の目安 |
|---|---|
| 急ぎの質問や依頼 | 気づいたらすぐ |
| 通常の連絡 | 数十分〜数時間以内 |
| 全体への共有 | 必要に応じてスタンプなどで反応 |
| 勤務時間外の連絡 | 職場のルールに合わせる |
特に、すぐに答えられない内容は、まず受け取ったことを伝えましょう。例えば「確認して、15時までにお返事します」と返すと、相手も安心できます。
社内チャットの書き方のコツ
結論を先に書く
チャットは、短く分かりやすく書くのが基本です。そのため、最初の一文で結論を伝えましょう。
書き方の例
「〇〇の資料、修正が終わりました。」
「2か所直したので、確認をお願いします。」
1つのメッセージに1つの用件
次に、用件が複数あるときは、メッセージを分けるか番号をつけて書きます。そうすれば、相手が返信しやすくなります。
相手の名前をつける
さらに、グループのチャットでは、誰に向けた内容かを分かるようにしましょう。メンション機能を使うと、相手に通知が届きます。
言葉づかいとスタンプのマナー
チャットの言葉づかいは、職場によってかなり違います。そこで、最初は丁寧な言葉で書き、周りの人の書き方に少しずつ合わせていきましょう。
- 上司や他部署の人には、丁寧語で書く
- スタンプは、周りの人が使っているかを見てから使う
- 「了解です」より「承知しました」のほうが無難
入社直後から砕けた言葉やスタンプだけで返すと、軽い印象を与えることがあります。とはいえ、慣れてきたら職場の雰囲気に合わせて構いません。
返信で避けたいこと
- 既読のまま長時間返さない
- 長い文章を1つのメッセージに詰め込む
- 感情的な言葉で返す
特に、文字だけのやり取りでは、意図しない強さで伝わることがあります。そのため、送る前に一度読み返しましょう。
勤務時間外のチャットはどうする？
勤務時間外にチャットが届くこともあります。対応の仕方は、職場のルールに合わせるのが基本です。
なお、時間外のメールなどに対応しなかったことを理由に、不利な評価をするのは適切ではないとされています。考え方は、厚生労働省のテレワークガイドラインの概要で確認できます。
報告や質問をチャットでするとき
チャットで報告や質問をする場合も、伝える範囲とタイミングが大切です。報告の範囲の考え方は、報連相はどこまでするかの目安で解説しています。
また、質問しにくいと感じている場合は、職場で質問しにくいときの対処法も参考になります。
社内チャットでよくある質問
「ありがとうございます」だけの返信は必要？
感謝の返信は、スタンプで済ませる職場も多いです。一方で、上司への返信は言葉で伝えたほうが丁寧です。
メールとチャットはどう使い分ける？
社内の短いやり取りはチャット、記録に残したい内容や社外の人とのやり取りはメールが向いています。
チャットで気をつけたい言葉づかいの例
チャットでは、短い言葉が冷たく受け取られることがあります。そこで、次のような言い換えを意識してみましょう。
| 避けたい書き方 | 言い換えの例 |
|---|---|
| 了解 | 承知しました |
| 無理です | 今日中は難しいのですが、明日の午前なら対応できます |
| 分かりません | 確認して、〇時までにお返事します |
特に、断るときや分からないときは、代わりの案を添えると印象がよくなります。また、相手の名前と一言の挨拶を最初に入れるだけでも、やわらかい印象になります。
さらに、チャットのやり取りが長くなりそうなときは、電話やオンライン会議に切り替えるのも一つの方法です。なぜなら、文字だけで話を詰めるより、早く結論が出ることが多いからです。
チャットのマナーに正解は一つではありません。職場の人の書き方をよく見て、自分に合った書き方を見つけていきましょう。迷ったときは、先輩に一度聞いてみるのも良い方法です。
チャットは便利な道具ですが、使い方しだいで相手の負担にもなります。相手の時間を大切にする気持ちを持って、短く分かりやすい返信を心がけましょう。
返信の速さや書き方は、相手との信頼を少しずつ積み重ねるものです。
特に、入社して最初の数週間は、返信の仕方で印象が決まりやすい時期です。そのため、丁寧さを少し多めに意識しておくと安心です。
まとめ｜社内チャットの返信はまず一言、言葉は職場に合わせる
- すぐに答えられないときも「確認します」と一言返す
- 結論を先に、1つのメッセージに1つの用件
- 最初は丁寧な言葉で、職場の書き方に少しずつ合わせる
- 勤務時間外の連絡は職場のルールに合わせる
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