議事録の書き方｜新人・中途入社でも迷わない型と例

新しい職場で、初めて議事録を任され、書き方がわからず戸惑っていませんか。何をどこまで書けばよいのか、迷う人も多いでしょう。

議事録の書き方は、「決まったこと」と「次にやること」を中心にまとめるのが基本です。そのため、会議の発言をすべて書き写す必要はありません。そこで、新人や中途入社の人でも迷わない議事録の型と、書く順番を紹介します。

議事録の役割

議事録は、会議で決まったことを記録し、参加者や関係者と共有するための資料です。つまり、会議に出ていない人が読んでも、内容が分かるように書くことが大切です。

特に、次の2つが分かるようにまとめましょう。

• 会議で何が決まったか
• 誰が、いつまでに、何をするか

議事録の基本の型

議事録は、次の項目を順番に並べると分かりやすくなります。

項目	書く内容
会議名・日時・場所	会議の基本情報
参加者	出席した人の名前と部署
議題	話し合ったテーマ
決定事項	会議で決まったこと
次の行動	担当者・期限・内容
保留事項	決まらなかったことと、次の予定

このように、型を決めておけば、毎回迷わずに書けます。会社に決まった書式がある場合は、それに合わせましょう。

議事録を書く順番

1. 会議の前に型を用意する

まず、会議の前に、日時や参加者、議題を書いておきます。そうすれば、会議中は話の中身に集中できます。

2. 会議中は要点だけをメモする

次に、会議中は要点だけを短く書きます。発言をすべて書こうとすると、話の流れを追えなくなるため注意しましょう。メモの取り方の基本は、仕事のメモの取り方で紹介しています。

3. 会議の後すぐに清書する

さらに、会議が終わったら、記憶が新しいうちに清書します。できれば、当日中に共有するのが理想です。

4. 決定事項と次の行動を確認する

最後に、決定事項と次の行動が正しいかを確認します。分からない点があれば、会議の主催者に聞いておきましょう。

議事録の例

このように、短い文で書くと読みやすくなります。

議事録で気をつけたいこと

• 自分の意見や感想を書かない
• あいまいな言葉を使わない
• 担当者と期限を必ず書く

例えば「検討する」と書くだけでは、誰が何をするのか分かりません。そのため、「〇〇さんが〇日までに案を出す」のように具体的に書きましょう。

会議の内容についていけないとき

新しい職場では、会議の話についていけないこともあるでしょう。その場合は、分からない言葉をメモしておき、後で確認するのがおすすめです。

会議についていけないときの対処法は、中途入社で会議についていけないときの対処法で解説しています。

議事録でよくある質問

議事録はどのくらいの長さがいい？

1時間の会議なら、A4で1枚程度にまとまることが多いでしょう。とはいえ、長さより、決定事項が分かることを優先しましょう。

録音してもいい？

録音する場合は、事前に参加者の了解を得ることが大切です。会社の規則で禁止されていることもあるため、確認しておきましょう。

議事録を書く力は仕事に役立つ？

話の要点をまとめる力は、多くの仕事で役立ちます。事務の仕事で求められる力は、厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）でも確認できます。

議事録を早く書くためのコツ

議事録を書くのに時間がかかる場合は、次の工夫を試してみましょう。

• 前回の議事録を型として使う
• 決定事項と次の行動に、記号をつけてメモする
• 会議の最後に、決まったことを口頭で確認する

特に、会議の最後に「本日決まったことは〇〇でよろしいでしょうか」と確認すると、書き直しが減ります。なぜなら、その場で参加者と認識をそろえられるからです。

また、清書のときは、メモの順番どおりではなく、議題ごとに整理し直しましょう。そうすれば、会議に出ていない人にも読みやすくなります。

さらに、共有する前に、主催者に一度見てもらうと安心です。このように、少しの工夫で、議事録の質と速さを上げられます。

議事録を任されるのは、会議の内容を正しく理解してほしいという期待の表れでもあります。最初はうまく書けなくても、型に沿って書き続ければ、少しずつ早く書けるようになります。書いた議事録に意見をもらえたら、次の会議で生かしましょう。前回の議事録と見比べると、自分の成長も実感できます。会議の流れをつかむ練習にもなるため、前向きに取り組んでみてください。

まずは次の会議で、型を使って書いてみてください。慣れれば短い時間でまとめられます。

まとめ｜議事録の書き方は決定事項と次の行動が中心

• 議事録は、決まったことと次にやることを中心にまとめる
• 会議の前に型を用意し、会議中は要点だけをメモする
• 会議の後すぐに清書し、当日中に共有する
• 担当者と期限を具体的に書く