転職面接の日程変更をお願いしたいときの連絡方法とメール例文

転職面接の日程が決まった後に、仕事や体調の都合で行けなくなることがあります。日程変更をお願いしてよいのか、印象が悪くならないか不安になりますよね。

面接の日程変更のお願いは、早めに丁寧に連絡すれば問題ありません。特に在職中の転職活動では、急な業務で予定が変わることは採用担当者も理解しています。そこで、連絡の方法とメールの例文、注意点を紹介します。

面接の日程変更をお願いしても大丈夫？

まず、日程変更をお願いすること自体で、不採用になることはほとんどありません。なぜなら、中途採用では在職中の応募者が多く、予定の変更は珍しくないからです。

とはいえ、何度も変更をお願いすると、入社への意欲を疑われることがあります。そのため、変更は原則として1回までと考えておきましょう。

日程変更が受け入れられやすい理由

• 急な出張や会議など、仕事の都合
• 体調不良や家族の急な用事
• 交通機関の大きな遅れが予想される場合

このように、やむを得ない理由であれば、詳しく説明しなくても受け入れてもらえることが多いです。

日程変更の連絡はいつまでにする？

連絡は、変更が必要と分かった時点ですぐにしましょう。目安は、遅くとも面接の前日までです。

連絡のタイミング	連絡の方法
2日以上前	メールで連絡する
前日	メールのあと電話でも伝える
当日	まず電話で伝える

特に、当日の変更はメールだけでは読まれないおそれがあります。当日の連絡はメールだけで済ませないようにしましょう。

日程変更をお願いするメールの例文

自分から候補日を出す場合

このように、候補日を2〜3つ添えると、相手が調整しやすくなります。

企業に候補日を出してもらう場合

候補日を絞れない場合は、「ご都合のよい日時をいくつかお教えいただけますでしょうか」と伝えます。ただし、自分の都合が悪い曜日があれば、先に書いておきましょう。

電話で日程変更を伝えるときの流れ

企業への電話は、次の順番で話すと落ち着いて伝えられます。

1. 名前と、面接の予定日時を伝える
2. 日程を変更したいことを伝える
3. 簡単な理由とお詫びを伝える
4. 候補日を伝えるか、相手の都合を聞く

電話のあとは、決まった日時を確認するメールを送っておくと確実です。電話でのやり取りの基本は、転職活動の電話の受け方とかけ方でも紹介しています。

日程変更で避けたいこと

• 連絡をせずに面接を休む
• 理由を長々と説明する
• 変更後の日程をさらに変更する

特に、連絡なしの欠席は、どんな理由があっても印象を大きく下げます。また、変更後の日程は確実に行ける日を選ぶことが大切です。

そもそも日程を組むときの工夫

日程変更を減らすには、最初に日程を決めるときの工夫も大切です。例えば、在職中なら、業務が落ち着く時間帯や曜日を選んでおきましょう。

有給や半休を使った日程の作り方は、在職中の面接で有給を使うときの伝え方で解説しています。さらに、オンライン面接を選べる場合は、移動時間を減らせるため予定を合わせやすくなります。

面接の日程変更でよくある質問

理由は正直に書くべきですか

「業務の都合」「体調不良のため」など、短く書けば十分です。つまり、詳しい事情まで説明する必要はありません。

変更をお願いしたら不利になりますか

1回の変更で不利になることは、ほとんどありません。なお、選考の進め方についての企業側の考え方は、厚生労働省の公正採用選考特設サイトでも公開されています。

結局行けなくなった場合は？

選考を続けるのが難しい場合は、辞退を伝えたほうがよいこともあります。辞退の伝え方は、選考辞退のタイミングと連絡方法を参考にしてください。

日程変更のあとに気をつけたいこと

日程を変えてもらったあとは、次の面接で印象を取り戻すことが大切です。そこで、面接の冒頭で一言お礼を伝えましょう。

例えば「先日は日程を調整していただき、ありがとうございました」と伝えるだけで十分です。さらに、変更後の面接には、いつも以上に余裕を持って向かいましょう。

また、変更後の日時はカレンダーにすぐ登録しておくと、うっかり忘れることを防げます。

日程の変更は、誰にでも起こりうることです。大切なのは、相手の時間を使わせていることを意識し、誠実に対応することです。丁寧な連絡ができれば、かえって社会人としての信頼につながることもあります。

まとめ｜面接の日程変更のお願いは早めに丁寧に

• 面接の日程変更は、早めに伝えれば問題ない
• 連絡は遅くとも前日まで、当日は電話で伝える
• 候補日を2〜3つ添えると調整しやすい
• 変更は原則1回までと考える